A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor em 2020 trouxe uma mudança profunda na forma como as empresas lidam com os dados pessoais de seus colaboradores.

Para os profissionais de RH a LGPD representa uma nova realidade exigindo adaptações em seus processos para garantir a conformidade e proteger os direitos dos funcionários.

E aí, pessoal! 👨‍💻 A LGPD tá aí pra valer, né? Mas não se desespera! 😎 Tem um monte de informação legal nesse post sobre como o RH pode se adaptar à lei e proteger os dados dos funcionários. Bora dar uma olhada! 😉

Table of Contents

O que é a LGPD e como ela impacta o RH?

A LGPD é uma lei brasileira que visa proteger os dados pessoais de todos os cidadãos.

Ela impõe regras claras e rígidas para a coleta o armazenamento o processamento o uso e a eliminação de informações tanto em empresas privadas quanto públicas.

A lei se aplica a todos os tipos de empresas do pequeno negócio ao grande conglomerado e abrange todos os dados pessoais que são coletados incluindo os de clientes fornecedores e claro funcionários.

Para o RH a LGPD exige uma atenção especial já que a área é responsável por gerenciar uma grande quantidade de dados pessoais dos colaboradores desde o processo de recrutamento até o desligamento.

É preciso entender como a lei se aplica a cada etapa do ciclo de vida do funcionário e garantir que todas as ações estejam dentro dos parâmetros estabelecidos pela LGPD.

O RH e a LGPD: Uma relação crucial para a proteção de dados

A LGPD impacta diretamente as práticas de RH em diversos aspectos como:

Recrutamento e Seleção:

Consentimento informado: É fundamental obter o consentimento explícito dos candidatos para coletar e processar seus dados. O processo de consentimento precisa ser transparente e claro informando o candidato sobre a finalidade da coleta dos dados os direitos que ele possui e como a empresa garante a segurança das informações.
Dados sensíveis: A LGPD define dados sensíveis como aqueles que revelam a origem racial ou étnica a convicção religiosa a opinião política a filiação sindical a vida sexual a saúde ou a genética. O tratamento desses dados exige uma atenção ainda maior com procedimentos específicos de proteção e consentimento.
Banco de dados: A LGPD exige que o RH mantenha um banco de dados seguro e organizado com acesso restrito apenas a pessoas autorizadas. É preciso implementar medidas de segurança para evitar o acesso indevido a perda a alteração ou a destruição dos dados.

Integração e Admissão:

Coleta de dados: O RH deve coletar apenas os dados essenciais para a contratação e garantir que a coleta seja feita de forma transparente e legal. É importante explicar aos novos colaboradores quais dados são coletados para que finalidade e como serão utilizados.
Documentação: A LGPD exige que a documentação de admissão como o contrato de trabalho e o termo de confidencialidade esteja em conformidade com a lei. É essencial que esses documentos sejam elaborados de forma clara e completa informando os colaboradores sobre seus direitos e responsabilidades em relação aos seus dados.

Gerenciamento e Atualização de Dados:

Acesso e correção de dados: Os funcionários têm o direito de acessar corrigir ou excluir seus dados pessoais. O RH precisa disponibilizar meios para que os colaboradores exerçam esses direitos de forma fácil e segura.
Compartilhamento de dados: O compartilhamento de dados dos funcionários com terceiros exige autorização expressa do colaborador ou deve ser necessário para o cumprimento de obrigações legais ou para a execução de um contrato. É importante definir políticas claras para o compartilhamento de dados e garantir que os terceiros que recebem as informações estejam em conformidade com a LGPD.
Segurança: O RH precisa implementar medidas de segurança para proteger os dados dos funcionários de acessos não autorizados de situações acidentais ou ilícitas de destruição perda alteração comunicação ou difusão. É fundamental garantir que a empresa tenha sistemas de proteção robustos e atualizados.

Desligamento:

Exclusão de dados: Ao desligar um funcionário o RH precisa seguir procedimentos específicos para o tratamento dos dados pessoais do ex-colaborador. É necessário determinar quais informações devem ser mantidas excluídas ou arquivadas garantindo a conformidade com a LGPD durante o processo de offboarding.
Armazenamento: O RH deve ter um plano de tratamento de dados para os ex-colaboradores incluindo o período de armazenamento dos dados a forma de armazenamento e as medidas de segurança que serão aplicadas.

O que o RH precisa saber para garantir a conformidade com a LGPD?

Para garantir que as práticas de RH estejam em conformidade com a LGPD é essencial que a área compreenda os seguintes pontos:

Princípios da LGPD:

A LGPD se baseia em princípios que devem nortear o tratamento de dados pessoais.

É fundamental que o RH esteja familiarizado com esses princípios para garantir que todas as ações da área estejam em conformidade com a lei:

Finalidade: Os dados pessoais devem ser coletados e tratados para finalidades legítimas específicas explícitas e informadas ao titular. O RH precisa justificar a coleta de cada informação e garantir que o tratamento seja compatível com a finalidade informada.
Adequação: O tratamento dos dados deve ser compatível com as finalidades informadas ao titular e com o contexto do tratamento. O RH precisa garantir que a coleta e o uso dos dados sejam adequados à situação e à finalidade original.
Necessidade: O tratamento de dados deve se limitar à realização de suas finalidades com abrangência dos dados pertinentes proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento. O RH precisa ter cuidado para não coletar mais dados do que o necessário para as finalidades do tratamento garantindo que a coleta seja proporcional às necessidades da empresa.
Livre acesso: Os titulares dos dados têm o direito de acessar suas informações pessoais de forma gratuita e fácil além de ter acesso ao mecanismo e à duração do tratamento dos seus dados. O RH precisa disponibilizar ferramentas para que os funcionários possam acessar seus dados e ter conhecimento sobre como a empresa os utiliza.
Qualidade dos dados: Os dados pessoais devem ser exatos claros relevantes e atualizados. O RH precisa garantir que os dados coletados sejam precisos e atualizados corrigindo quaisquer erros e mantendo as informações sempre atualizadas.
Transparência: O RH deve ser transparente com os funcionários sobre a coleta e o tratamento dos dados informando os colaboradores sobre as finalidades do tratamento os dados que são coletados e os seus direitos.
Segurança: O RH precisa adotar medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados de situações acidentais ou ilícitas de destruição perda alteração comunicação ou difusão. A empresa precisa investir em segurança de dados implementando sistemas de proteção robustos e atualizados.
Prevenção: O RH precisa implementar medidas para prevenir a ocorrência de danos gerados pelo tratamento de dados pessoais. É fundamental que a empresa tenha um plano de resposta a incidentes com medidas para evitar e mitigar os riscos de violação de dados.
Não discriminação: O tratamento dos dados não pode ser realizado para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos. O RH precisa garantir que o tratamento dos dados seja justo e equitativo sem discriminação de qualquer natureza.
Responsabilização e prestação de contas: A empresa precisa demonstrar que está cumprindo a LGPD por meio de medidas eficazes que comprovem a eficácia da gestão de dados. O RH precisa garantir que a empresa tenha mecanismos de controle para garantir a conformidade com a LGPD.

Entendendo as diferenças entre a LGPD e a GDPR:

A LGPD é uma lei nacional brasileira enquanto a GDPR é um regulamento da União Europeia (UE). Embora ambas as leis tenham objetivos semelhantes de proteger os dados pessoais existem algumas diferenças importantes:

Âmbito de aplicação: A GDPR se aplica a empresas que processam dados pessoais de cidadãos da UE independentemente da localização da empresa. A LGPD se aplica a empresas que processam dados pessoais de pessoas físicas no Brasil independentemente da localização da empresa. Se uma empresa opera em ambos os locais ela precisa estar em conformidade com as duas leis.
Consentimento: A GDPR exige um consentimento explícito e inequívoco para o tratamento de dados enquanto a LGPD permite outros fundamentos legais além do consentimento como o cumprimento de obrigações legais.
Transferência de dados: A GDPR impõe restrições rigorosas para a transferência de dados pessoais para fora da UE enquanto a LGPD tem uma abordagem mais flexível.

A importância da LGPD para as empresas:

A LGPD é uma lei importante para as empresas pois garante a proteção dos dados pessoais dos seus colaboradores e clientes.

A lei traz uma série de benefícios como:

Proteção da reputação: A LGPD ajuda as empresas a proteger sua reputação evitando a perda de clientes e funcionários devido a violações de dados.
Redução de riscos: A lei reduz os riscos de multas e penalidades além de diminuir a probabilidade de processos judiciais por violação de dados.
Construção de confiança: A LGPD ajuda a construir confiança entre a empresa e seus stakeholders demonstrando que a empresa está comprometida com a segurança e a privacidade dos dados.

Dicas práticas para o RH garantir a conformidade com a LGPD:

A fim de garantir a conformidade com a LGPD o RH pode seguir algumas dicas práticas:

Treinamento para a equipe de RH: O RH deve ter uma equipe preparada para lidar com os desafios da LGPD. É fundamental que todos os membros da equipe estejam familiarizados com os requisitos da lei seus princípios e como aplicar suas normas no dia a dia.
Documentação e políticas: A empresa deve ter documentos claros que descrevam seus procedimentos para o tratamento de dados pessoais incluindo a coleta o armazenamento o uso a segurança e a eliminação de dados. Esses documentos devem ser atualizados periodicamente para garantir a conformidade com a legislação.
Mapeamento de dados: É fundamental mapear os dados pessoais que a empresa coleta e armazena identificando sua origem finalidade prazo de armazenamento e as medidas de segurança que são aplicadas.
Implementação de medidas de segurança: A empresa deve implementar medidas de segurança para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados de situações acidentais ou ilícitas de destruição perda alteração comunicação ou difusão. A empresa deve investir em sistemas de proteção robustos e atualizados como firewalls antivírus e criptografia de dados.
Gestão de riscos: A empresa deve ter um plano de gestão de riscos para identificar analisar e minimizar os riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais. O plano deve incluir medidas para prevenir detectar e responder a violações de dados.
Comunicação transparente: A empresa deve manter uma comunicação transparente com os funcionários sobre o tratamento de dados pessoais informando-os sobre seus direitos as medidas de segurança que são aplicadas e os procedimentos em caso de violação de dados.
Elaboração de um plano de resposta a incidentes: A empresa precisa ter um plano de resposta a incidentes para lidar com situações de violação de dados definindo as ações que serão tomadas em caso de um incidente. O plano deve incluir procedimentos para notificar os funcionários e as autoridades competentes em caso de violação de dados.
Consultoria especializada: Para garantir que a empresa esteja em conformidade com a LGPD é recomendável buscar a ajuda de um profissional especialista em proteção de dados. Um consultor especializado pode auxiliar a empresa na implementação das medidas necessárias para garantir a conformidade com a lei.

Soluções para o RH na era da LGPD:

Existem diversas soluções disponíveis no mercado para ajudar o RH a garantir a conformidade com a LGPD:

Plataformas de gerenciamento de dados: Essas plataformas ajudam a organizar os dados dos funcionários garantindo a segurança e a privacidade das informações.
Software de consentimento: Essas ferramentas facilitam o processo de obtenção de consentimento dos funcionários para o tratamento de seus dados garantindo que o processo seja transparente e seguro.
Treinamento online: Existem plataformas online que oferecem cursos e treinamentos sobre a LGPD ajudando os funcionários a entenderem seus direitos e responsabilidades em relação aos dados pessoais.
Consultorias especializadas: As consultorias especializadas em proteção de dados podem ajudar a empresa a implementar as medidas necessárias para garantir a conformidade com a LGPD realizando análises de risco auditorias de conformidade e treinamento da equipe.

O futuro da LGPD e o RH:

A LGPD está em constante evolução com novas normas e regulamentações sendo publicadas periodicamente.

O RH precisa estar atento às mudanças na legislação e se manter atualizado sobre as melhores práticas para garantir a conformidade com a lei.

A LGPD é uma lei fundamental para a proteção de dados pessoais no Brasil.

O RH tem um papel crucial na implementação das medidas necessárias para garantir a conformidade com a lei garantindo a segurança e a privacidade dos dados dos funcionários e contribuindo para a construção de uma cultura de respeito aos dados na empresa.

Tudo o que sua equipe de RH precisa saber sobre a LGPD