En el vibrante panorama laboral actual donde el trabajo remoto y la economía colaborativa han transformado la forma en que trabajamos la contratación de trabajadores independientes ha experimentado un auge sin precedentes.
Estos profesionales también conocidos como freelancers ofrecen sus servicios y habilidades a empresas o individuos sin formar parte de su plantilla fija.
Muchas funciones esenciales para el buen funcionamiento de un negocio como el desarrollo de aplicaciones la ingeniería de software la creación de contenido o el diseño gráfico se pueden externalizar a través de trabajadores independientes en lugar de contratar empleados a tiempo completo.
La ventaja de contratar a un freelancer reside en su experiencia contrastada que se puede comprobar a través de su currículum y portfolio antes de tomar la decisión de confiarles el trabajo.
Encontrar talento freelance es una tarea sencilla gracias a la proliferación de plataformas online especializadas.
Hoy en día es posible contratar profesionales de cualquier parte del mundo asegurando así el acceso al mejor talento disponible para tu proyecto sin importar la ubicación geográfica del freelancer.
En artículos anteriores hemos profundizado en el tema de los trabajadores independientes pero hoy nos centraremos en un elemento fundamental: los acuerdos de trabajador independiente.
¿Qué son? ¿Qué información deben incluir? ¿Cómo se crea uno efectivo? Acompáñame en este viaje a través del mundo de los acuerdos de trabajador independiente.
¿Qué es un acuerdo de trabajador independiente?
Un acuerdo de trabajador independiente también conocido como contrato de trabajo independiente es un documento legal que formaliza la relación comercial entre una empresa contratante y un trabajador independiente.
Actúa como un pacto escrito y legalmente vinculante que establece los términos y condiciones de la colaboración evitando así malentendidos y asegurando la claridad en las expectativas de ambas partes.
El acuerdo debe abordar aspectos cruciales como el alcance del trabajo los resultados esperados la remuneración los plazos de entrega la confidencialidad de la información y cualquier otro detalle relevante de la relación.
Es importante destacar que la empresa contratante no tiene derecho a controlar las horas de trabajo del freelance su método de trabajo o a impedir que acepte otros clientes.
¿Necesito un acuerdo de trabajador independiente?
La respuesta es un sí rotundo tanto si eres un trabajador independiente que presta servicios a clientes como si eres una empresa que contrata freelancers para tareas puntuales.
Un acuerdo es particularmente crucial cuando se trabaja con freelancers internacionales.
La existencia de este documento sirve para proteger los intereses de ambas partes asegurando que el cliente recibe el servicio que ha solicitado y el trabajador recibe la remuneración acordada.
La importancia de un acuerdo por escrito se extiende también a los aspectos contables y fiscales.
A diferencia de un contrato de trabajo tradicional el acuerdo de trabajador independiente debe detallar los servicios o proyectos específicos que el freelancer realiza para la empresa incluyendo la duración el plazo y los resultados deseados.
Imagina que contratas a un diseñador gráfico freelancer para crear el sitio web de tu empresa.
El acuerdo debe especificar la fecha límite de entrega la tarifa de pago los entregables (el sitio web en sí) las fechas de entrega de cada etapa del proyecto y las directrices sobre el diseño y la funcionalidad del sitio web.
¿Qué debe incluirse en un acuerdo de trabajador independiente?
Un buen acuerdo de trabajador independiente debe ser claro conciso y beneficioso para ambas partes.
Para lograrlo es fundamental prestar atención a cada detalle y garantizar que el alcance del trabajo y las necesidades del cliente se ajusten a los intereses y la capacidad de trabajo del freelancer.
Los siguientes aspectos son cruciales para un acuerdo completo y efectivo:
1. Información de las partes
El acuerdo debe comenzar con un párrafo introductorio que identifique claramente a la empresa o individuo que contrata los servicios y a la persona o entidad que los presta.
Este párrafo debe incluir la información legal de ambas partes como sus nombres completos y direcciones legales.
2. Descripción del servicio
Esta sección es esencial para definir con precisión los servicios tareas o productos que se van a contratar.
Por ejemplo podría empezar con una frase como “El trabajador independiente proporcionará los siguientes servicios:” seguida de una lista detallada de los servicios acordados.
Es crucial que la empresa contratante ofrezca un briefing claro y conciso que detalle sus expectativas del trabajo del freelancer y los resultados deseados.
Un briefing bien elaborado minimizará los malentendidos y facilitará la ejecución del trabajo mejorando la velocidad y la calidad del producto final.
3. Naturaleza de la relación
Es importante incluir un párrafo que aclare la naturaleza de la relación entre el cliente y el freelancer.
Este párrafo debe enfatizar que el acuerdo no constituye una empresa conjunta o una asociación y que el proveedor de servicios mantiene su condición de trabajador independiente.
4. Remuneración
El acuerdo debe especificar la cantidad que se pagará al freelancer si los pagos se realizarán en plazos y los detalles sobre la frecuencia de los pagos.
Si la remuneración depende de la entrega de resultados específicos el contrato debe detallar estos resultados y las fechas de entrega.
5. Fecha efectiva
La fecha efectiva se refiere a la fecha de inicio del acuerdo y del trabajo en cuestión.
Esta información es esencial para delimitar el inicio de la relación comercial y la entrada en vigor de las disposiciones del contrato.
6. Beneficios de los empleados
Aunque parezca obvio es importante destacar que el trabajador independiente no es un empleado del cliente y por lo tanto no tiene derecho a los beneficios que se ofrecen a los empleados como la seguridad social el seguro médico la indemnización por accidente laboral la licencia por enfermedad las vacaciones la pensión etc.
El freelancer es responsable de pagar sus propios impuestos estatales y federales impuestos sobre la renta impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y otros gastos en cumplimiento de la ley.
7. Subcontratistas
Esta parte del acuerdo especifica si el freelancer tiene derecho a contratar asistentes como subcontratistas para realizar los servicios acordados.
El cliente debe dar su consentimiento previo por escrito para la contratación de subcontratistas.
La cláusula también debe indicar que el freelancer es responsable de pagar a sus asistentes y sus impuestos liberando al cliente de cualquier responsabilidad financiera.
En esencia esta sección del contrato subraya que aunque el cliente permite que el freelancer tenga asistentes estos son responsabilidad exclusiva del freelancer.
El cumplimiento del acuerdo debe extenderse también a los subcontratistas y esta cláusula debe estar claramente reflejada en el documento.
8. Terminación del acuerdo
Aunque el acuerdo generalmente se basa en la entrega de un producto específico por parte del freelancer al cliente la terminación del acuerdo suele estar relacionada con la finalización de los entregables.
Sin embargo en algunos casos se contrata a un freelancer a largo plazo y en ese escenario el documento debe establecer las condiciones para la terminación del acuerdo incluyendo los días de aviso por escrito necesarios.
9. Indemnización
La cláusula de indemnización protege al cliente frente a los honorarios costos y juicios contra el freelancer.
Establece que el freelancer se compromete a indemnizar al cliente por cualquier pérdida o reclamo que resulte de sus acciones.
Esta cláusula tiene como objetivo principal proteger al cliente de las consecuencias legales de los actos de su freelancer.
10. Separabilidad
La cláusula de separabilidad garantiza que si alguna de las disposiciones del acuerdo resulta inaplicable o inválida no afecta la validez del resto del contrato.
Esta sección protege a ambas partes asegurando que el acuerdo permanece vigente incluso si algunas partes del mismo dejan de ser válidas.
11. Ley aplicable
El párrafo “ley aplicable” establece que las leyes del estado o país elegido se aplicarán al acuerdo si surgieran problemas legales durante la vigencia del mismo.
Este elemento es crucial especialmente si las partes involucradas no se encuentran en el mismo país y no pueden resolver un problema a través del arbitraje.
Aunque la ley aplicable suele coincidir con la de la parte contratante las partes pueden acordar conjuntamente qué leyes serán aplicables en caso de disputas legales.
12. Renuncia
La cláusula de renuncia sirve como prueba de la liberación de cualquier derecho en la relación comercial entre la empresa contratante y el trabajador independiente.
Aunque es una práctica común debe hacerse por escrito.
13. Seguro
Esta sección debe indicar que el freelancer está obligado a tener su propio seguro de responsabilidad civil para la empresa y que el cliente no es responsable de cubrir al freelancer con su póliza de seguro.
14. Garantías y capacidad
Al contratar a un freelancer la empresa debe poder confiar en su capacidad y habilidad para realizar el trabajo encomendado con sus propios equipos y recursos.
La sección de garantías y capacidad es una de las cláusulas esenciales en los acuerdos de trabajador independiente.
El freelancer se compromete a poseer la capacidad los métodos y el equipo necesarios para completar la tarea satisfactoriamente.
15. Propiedad intelectual
Trabajar con freelancers implica la necesidad de establecer límites claros sobre quién es el propietario del resultado final del proyecto.
Si la propiedad intelectual desarrollada por el freelancer para el cliente pertenece al cliente este hecho debe reflejarse en el contrato para evitar cualquier disputa legal ya que las leyes sobre propiedad intelectual varían según el país.
16. Confidencialidad
Al contratar a un trabajador externo es probable que tengas que compartir información empresarial confidencial.
Para mitigar este riesgo es fundamental incluir una cláusula de confidencialidad (un acuerdo de no divulgación/NDA) en el acuerdo.
En esta sección se debe aclarar qué constituye información confidencial.
Algunos ejemplos incluyen los derechos de patente los derechos de autor los secretos comerciales los planes de marketing la estrategia empresarial las bases de datos de clientes etc.
Después de definir y delimitar lo que se considera información confidencial el freelancer se compromete a no divulgar o revelar esta información a terceros.
El incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad puede ser motivo de rescisión del contrato.
17. No competencia
En algunos casos se puede solicitar a un freelancer que firme un acuerdo de no competencia.
Un acuerdo de no competencia es un documento vinculante que impide al freelancer trabajar con la competencia del cliente durante la duración del contrato y a veces durante un período de tiempo determinado después.
Sin embargo no todos los países permiten la protección de la no competencia cuando se trata de trabajadores independientes.
Incluir una cláusula de no competencia puede ser una forma de proteger al empleador y el trabajo realizado pero no siempre es la mejor opción.
Si el país o el estado donde se opera no permite un acuerdo de no competencia se puede optar por una cláusula de confidencialidad o de no captación en su lugar.
¿Cómo llenar un acuerdo de trabajador independiente?
Es fundamental asegurarse de que los datos e información sobre el empleador así como sobre el freelancer sean correctos.
Comienza por completar la información básica sobre el freelancer y el cliente incluyendo el nombre legal el nombre comercial (o DBA) si es aplicable y otra información como la dirección comercial el número de registro y los detalles de contacto.
Luego revisa cada elemento del acuerdo y llena los datos necesarios.
¿Cómo negociar un acuerdo de trabajador independiente?
Si eres un freelancer experimentado o el propietario de una pequeña empresa es probable que tengas la oportunidad de negociar tu acuerdo.
Estos son algunos de los elementos que suelen ser objeto de negociación:
1. Duración del acuerdo
La duración suele estar especificada en el contrato.
Sin embargo en algunos casos el acuerdo debe ser renovado.
2. Renovación del acuerdo
Si la duración del acuerdo es por un período determinado es crucial establecer las condiciones para la renovación.
Por ejemplo el acuerdo puede especificar que se renueva automáticamente por un período similar a menos que se notifique lo contrario por escrito.
3. Terminación del acuerdo
Aunque técnicamente un freelancer no puede ser despedido por su cliente existen casos en los que la finalización del acuerdo puede ocurrir.
Si alguno de los elementos o entregables del acuerdo no se cumplen por parte del freelancer o del cliente el acuerdo puede ser terminado.
Por ejemplo si el trabajo del freelancer no se completa en el plazo acordado o no se cumplen todos los entregables el empresario puede finalizar el contrato por causas justificadas.
Sin embargo como cliente es importante respetar los aspectos legales del acuerdo y pagar al freelancer por el trabajo realizado incluso si se decide finalizar el contrato.
Contratación de trabajadores independientes para empresas estadounidenses: checklist de las obligaciones
Cuando se contrata a freelancers a pesar de que son trabajadores por cuenta propia se deben cumplir ciertas obligaciones especialmente en los Estados Unidos para evitar problemas con el IRS.
1. Formulario W-9
Si el freelancer reside en EE.
UU.
debes completar el Formulario W-9 y enviarlo junto con el acuerdo firmado.
2. Formulario W-8BEN
Si el freelancer reside fuera de EE.
UU.
deberás completar el Formulario W-8BEN para demostrar que no es un contribuyente estadounidense.
3. Formulario 1099-NEC
Si el cliente paga a un freelancer más de 600 dólares en un año se requiere un Formulario 1099-NEC (que antes formaba parte de la casilla 7 del 1099-MISC). Este formulario se envía al IRS y se comparte una copia con el freelancer.
4. Documentación y registros
Es importante guardar y conservar todos los documentos y registros que demuestren que el trabajador era un freelancer y no un empleado.
Esto significa que además del acuerdo de trabajador independiente se deben guardar todas las facturas y la información sobre los pagos.
5. Formulario SS-8
Si tienes dudas sobre si el freelancer que estás contratando podría considerarse un empleado a los ojos del IRS puedes presentar el Formulario SS-8 para determinar su estatus.
¿Cómo redactar un acuerdo de trabajador independiente?
Aunque existen miles de plantillas gratuitas de acuerdos de trabajador independiente disponibles en Internet no siempre es recomendable utilizarlas.
- Personalización: Las plantillas no se adaptan a las necesidades específicas del cliente ni del freelancer.
- Leyes locales: Los modelos de acuerdos no son la mejor práctica porque las leyes laborales varían en cada país. Utilizar una plantilla genérica puede conllevar riesgos de clasificación errónea lo que podría resultar en sanciones e incluso demandas.
La mejor opción es buscar asesoramiento legal de un bufete de abogados local o de un experto que pueda ayudarte a cumplir con las leyes vigentes.
Conclusión
La creación de un acuerdo de trabajador independiente robusto puede llevar tiempo pero es una inversión que vale la pena.
Un acuerdo bien elaborado proporciona un marco legal claro y preciso para la relación entre el cliente y el freelancer asegurando la satisfacción de ambas partes y evitando futuros conflictos.
Recuerda que la información proporcionada aquí es solo un punto de partida.
Es fundamental consultar con profesionales legales para obtener asesoramiento específico y personalizado para tu situación.