Ah Excel… mon fidèle compagnon de bureau depuis des lustres! On a passé tellement de nuits blanches ensemble à jongler avec des chiffres des formules et des graphiques et on a vu des choses mon ami… Des choses qu’on ne peut pas raconter!

Mais aujourd’hui on va parler d’un sujet assez simple mais terriblement utile : les listes déroulantes.

Vous savez ces petits menus magiques qui nous épargnent d’avoir à taper des informations répétitives à chaque fois.

C’est comme avoir un serveur personnel qui se souvient de vos commandes favorites et les sert instantanément.

C’est cool, hein ? Mais si tu veux vraiment te sentir comme un boss d’Excel, découvre ces astuces avancées pour les listes déroulantes 🚀 Tu seras bientôt le roi de la feuille de calcul! 👑

Table of Contents

Pourquoi utiliser des listes déroulantes dans Excel ?

Avouons-le on a tous vécu ça.

On est en train de remplir un tableau avec des données et on se retrouve à taper la même information plusieurs fois.

Et bien la liste déroulante vient à notre rescousse! Elle offre un tas d’avantages et je vais vous en donner un aperçu :

Gagner du temps et réduire les erreurs

Imaginez la scène : vous êtes en train de créer un grand tableau de suivi des ventes et vous devez entrer la catégorie de chaque produit.

Au lieu de taper “Informatique” “Electronique” “Alimentation” à chaque fois vous pouvez créer une liste déroulante avec ces catégories.

Un simple clic et c’est terminé!

En plus de gagner du temps la liste déroulante limite les erreurs de frappe.

C’est comme avoir un correcteur orthographique pour vos données ce qui est super pratique quand on a la flemme de vérifier chaque cellule!

Uniformiser vos données

Je ne sais pas pour vous mais j’ai tendance à utiliser des abréviations ou des synonymes dans mes tableaux ce qui crée des désordres quand je veux analyser les données.

La liste déroulante met de l’ordre dans tout ça ! Tout le monde utilise les mêmes libellés et on peut ensuite filtrer et trier les données facilement sans se perdre dans un labyrinthe de variations orthographiques.

Contrôler les entrées possibles

Il y a des moments où on veut s’assurer que les données saisies dans une cellule soient valides.

Par exemple si vous créez un formulaire de commande vous voulez que le client ne puisse choisir que les produits disponibles.

La liste déroulante vous permet de définir les options autorisées et adieu les erreurs de saisie !

Créer une liste déroulante : 6 méthodes infaillibles

Maintenant que vous comprenez les avantages des listes déroulantes je vais vous montrer comment les créer.

Pas de panique c’est beaucoup plus simple que ça n’en a l’air!

Méthode 1: Validation des données (la classique)

Cette méthode est la plus courante et pour cause : elle est simple et intuitive.

Voici les étapes à suivre :

Créez votre liste : Commencez par saisir les entrées que vous voulez voir dans votre liste déroulante sur une feuille de calcul vierge. Vous pouvez les organiser par ordre alphabétique si vous voulez.
Sélectionnez la cellule : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez ajouter la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” du ruban Excel puis cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Définissez la source : Cliquez sur l’icône en forme de petite flèche à côté du champ “Source” et sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste.
Activez la liste déroulante : Cochez la case “Liste déroulante dans la cellule”.
Optionnel : Vous pouvez ajouter un message de saisie ou une alerte d’erreur pour guider l’utilisateur.

Méthode 2: Valeurs fixes (pour les listes courtes)

Si votre liste ne contient que quelques valeurs fixes cette méthode est idéale.

Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule où vous voulez la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Saisissez les valeurs : Dans le champ “Source” saisissez les valeurs séparées par des points-virgules. Par exemple : “Oui;Non;Peut-être”.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Méthode 3: Plage de cellules (pour les listes plus longues)

Cette méthode est pratique pour les listes contenant un nombre important d’entrées.

Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule où vous voulez la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Définissez la source : Cliquez sur l’icône de la flèche à côté du champ “Source” et sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Méthode 4: Formules (pour des listes dynamiques)

Si vous voulez que votre liste déroulante se mette à jour automatiquement en fonction des données d’un autre endroit de votre feuille de calcul cette méthode est faite pour vous.

Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule où vous voulez la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Insérez la formule : Dans le champ “Source” saisissez la formule qui va extraire les données de votre liste. Par exemple : “=DECALER($A$4;0;0;NBVAL($A:$A)-1;1)”
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Méthode 5: Plage nommée (pour une gestion simplifiée)

Cette méthode est parfaite pour les listes vraiment longues car elle vous permet de donner un nom à votre plage de cellules et de l’utiliser facilement dans plusieurs listes déroulantes.

Nommez la plage : Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste puis dans la zone “Nom” au-dessus des numéros de lignes saisissez le nom que vous voulez donner à votre plage.
Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule où vous voulez la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Saisissez le nom : Dans le champ “Source” saisissez le nom que vous avez donné à votre plage de cellules.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Méthode 6: Tableaux (pour une mise à jour automatique)

Si votre liste est extraite d’un tableau cette méthode vous permet de la maintenir à jour automatiquement si vous ajoutez ou supprimez des données dans le tableau.

Créez un tableau : Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste allez dans l’onglet “Insertion” et cliquez sur “Tableau”.
Donnez un nom au tableau : Dans la zone “Nom” au-dessus du tableau vous pouvez choisir un nom plus explicite que “Tableau1”.
Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule où vous voulez la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Choisissez “Liste” : Sélectionnez “Liste” dans la zone “Autoriser”.
Saisissez la formule : Dans le champ “Source” saisissez la formule suivante : “=INDIRECT(“NomDuTableau”)”. Par exemple : “=INDIRECT(“Tableau1″)”.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Aller plus loin : ajouter des messages d’aide et supprimer des listes déroulantes

Une fois vos listes déroulantes créées vous pouvez les personnaliser encore plus.

Vous pouvez ajouter des messages d’aide pour guider les utilisateurs ou supprimer les listes déroulantes qui ne sont plus nécessaires.

Ajouter un message d’aide :

Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule contenant la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Message de saisie : Cliquez sur l’onglet “Message de saisie”.
Activez le message : Cochez la case “Afficher ce message de saisie quand la cellule est sélectionnée”.
Saisissez le message : Dans les champs “Titre” et “Message de saisie” écrivez le message d’aide que vous souhaitez afficher.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Supprimer une liste déroulante :

Sélectionnez la cellule : Choisissez la cellule contenant la liste déroulante.
Validation des données : Allez dans l’onglet “Données” cliquez sur “Validation des données”.
Effacer tout : Cliquez sur le bouton “Effacer tout”.
Confirmez : Cliquez sur “OK”.

Voilà vous êtes maintenant un expert en listes déroulantes sur Excel ! Avec ces méthodes simples et efficaces vous pouvez simplifier votre travail et gagner un temps précieux.

N’hésitez pas à les utiliser dans vos tableaux vos formulaires et vos rapports.

Et si vous avez des questions n’hésitez pas à me les poser !

Comment faire une liste déroulante sur Excel ?