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メール対応に追われて、肝心の仕事に集中できない。そんな経験はありませんか？ 私も以前は、1日に何十通ものメールに返信するのに追われ、本当にやりたい仕事に集中できずにいました。 でも、ある方法に出会ってから、状況は一変しました。今ではメール対応に費やす時間は大幅に減り、仕事に集中できる時間が増えました。その方法とは、メールをまとめて処理するということです。 メール対応を効率化する革命的な方法: 1日2回だけのチェック この方法は、起業家のティム・フェリス氏が提唱したもので、私も実践して効果を実感しています。 メールチェックの頻度を減らすメリット 従来の、メールが来たらすぐに返信するという方法だと、常にメールに気を取られ、集中力が途切れてしまいます。重要な仕事に集中したいのに、受信トレイの赤色の通知が気になって仕方ない、なんて経験がある方も多いのではないでしょうか？ しかし、メールチェックの回数を減らすことで、集中力を維持し、生産性を向上させることができます。 1日2回メールをチェックする具体的な手順 メールチェックの頻度を把握する: まずは、1日の中でどの時間帯に最も多くのメールが届くのかを調べます。1時間おきに受信トレイを確認し、メールの件数を記録してみましょう。 ピークタイムを特定する: 1時間ごとの受信メール数のデータから、メールの受信数が特に多い時間帯を2つ特定します。私の場合は、午前9時半と午後4時がピークタイムでした。 スケジュールを調整する: ピークタイム以外に、メールをチェックしないようにスケジュールを調整します。例えば、私は午前9時半と午後4時にのみメールをチェックするようにしています。 自動返信を設定する: 緊急性の高い連絡に対応するため、自動返信メールを設定しましょう。メールチェックを1日2回にしていることを伝え、緊急の場合は電話で連絡するように案内します。 メールチェックのスケジュールを守るための工夫 新しい習慣を続けるのは難しいものです。私も、当初はなかなかスケジュールを守れませんでした。そこで、スケジュールを守れた日は、自分にご褒美を与えてモチベーションを維持するようにしました。例えば、予定通りピーク時にメールをチェックしたら、大好きなコーヒーを一杯飲むなど、小さなご褒美を設定することで、習慣化を促進しました。

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