A LGPD Lei Geral de Proteção de Dados chegou em 2020 e desde então mudou completamente a forma como lidamos com dados pessoais no Brasil.

Como especialista em RH com mais de uma década de experiência posso dizer que essa lei trouxe um novo nível de complexidade para a nossa área especialmente quando se trata da gestão de informações dos colaboradores.

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A LGPD e o RH: Uma Relação Essencial

A LGPD impacta diretamente o RH em todos os seus aspectos desde o recrutamento até o desligamento de um funcionário.

O foco principal é garantir a segurança e a privacidade dos dados pessoais de cada indivíduo o que exige uma mudança completa na maneira como as empresas tratam essas informações.

Entendendo os Princípios da LGPD

A lei se baseia em dez princípios fundamentais que orientam o tratamento de dados pessoais:

Finalidade: A coleta e o uso de dados devem ser transparentes com propósitos específicos e informados ao indivíduo.
Adequação: A coleta e o tratamento devem estar em consonância com as finalidades informadas sem desvios.
Necessidade: A coleta deve ser limitada ao mínimo necessário para alcançar as finalidades do tratamento.
Livre Acesso: As pessoas têm o direito de acessar seus dados saber como eles são tratados e por quanto tempo.
Qualidade dos Dados: Garantir a precisão clareza relevância e atualização das informações.
Transparência: Oferecer informações claras e acessíveis sobre o tratamento de dados e os responsáveis por ele.
Segurança: Adotar medidas para proteger os dados contra acessos não autorizados perda alteração ou destruição.
Prevenção: Implementar medidas para evitar danos decorrentes do tratamento de dados.
Não Discriminação: O tratamento de dados não pode ser utilizado para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos.
Responsabilização e Prestação de Contas: As empresas devem ser capazes de demonstrar o cumprimento da lei e a eficácia das medidas adotadas.

Impacto da LGPD no Ciclo de Vida do Colaborador

A LGPD está presente em cada etapa da jornada do funcionário desde a primeira interação com a empresa até o desligamento.

É fundamental entender como a lei impacta cada fase:

Recrutamento e Seleção

Consentimento: A empresa precisa obter o consentimento explícito do candidato para coletar e tratar seus dados com informações claras e precisas sobre o uso dessas informações.
Dados Sensíveis: Se a empresa coletar dados sensíveis como dados sobre saúde origem racial ou orientação sexual precisa de um consentimento ainda mais específico e detalhado.
Armazenamento Seguro: Os dados dos candidatos devem ser armazenados em sistemas seguros e protegidos contra acessos não autorizados.

Integração e Admissão

Coleta de Documentos: O RH precisa garantir a conformidade da coleta e do processamento de documentos para a admissão como RG CPF e dados bancários sempre com o consentimento do colaborador.
Treinamento sobre LGPD: É fundamental educar os novos colaboradores sobre a LGPD seus direitos e as responsabilidades da empresa em relação à proteção de dados.

Gestão de Pessoal

Atualização de Dados: O RH precisa garantir que os dados dos funcionários sejam atualizados e precisos garantindo o direito de acesso e correção por parte do colaborador.
Compartilhamento de Dados: O compartilhamento de dados de funcionários com terceiros seja dentro ou fora da empresa deve ser feito com base no consentimento do colaborador ou em situações previstas na lei como para cumprimento de obrigações legais.
Monitoramento e Auditoria: É crucial monitorar o tratamento de dados e realizar auditorias regulares para garantir a conformidade com a LGPD.

Desligamento

Política de Exclusão de Dados: A empresa precisa ter uma política clara e transparente sobre o que acontece com os dados dos funcionários após o desligamento garantindo a exclusão ou o arquivamento seguro das informações.
Consentimento para Armazenamento: Em alguns casos a empresa pode precisar do consentimento do ex-colaborador para manter dados como históricos de trabalho ou informações para fins de contato.

O RH e a LGPD: Boas Práticas para a Conformidade

Para garantir que a sua empresa esteja em conformidade com a LGPD o RH precisa implementar uma série de medidas:

Política de Privacidade: Crie uma política clara transparente e acessível sobre como a empresa coleta armazena usa e compartilha os dados pessoais dos seus colaboradores.
Treinamento da Equipe: Capacite todos os membros da equipe de RH sobre os princípios e as práticas da LGPD para que possam aplicar os conceitos na rotina de trabalho.
Gestão de Riscos: Identifique os riscos de violação de dados especialmente em relação aos dados dos funcionários e implemente medidas de segurança para minimizar esses riscos.
Sistemas de Gestão de Dados: Utilize sistemas seguros para armazenar e gerenciar os dados dos colaboradores garantindo a confidencialidade integridade e disponibilidade das informações.
Proteção de Dados Sensíveis: Implemente medidas rigorosas para proteger dados sensíveis dos colaboradores garantindo o consentimento específico e a segurança extra para esses dados.
Comunicação Transparente: Mantenha uma comunicação clara e transparente com os colaboradores sobre o tratamento de seus dados informando-os sobre seus direitos e como podem exercer esses direitos.
Gestão de Incidentes: Crie um plano de resposta a incidentes de segurança de dados definindo os procedimentos para lidar com violações de dados incluindo a notificação das autoridades competentes e dos indivíduos afetados.

A LGPD em Um Contexto Global

A LGPD não está isolada.

É importante entender que a LGPD se integra a um contexto global de leis de proteção de dados especialmente o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) da União Europeia.

LGPD e GDPR: Semelhanças e Diferenças

A LGPD e o GDPR compartilham alguns princípios fundamentais como a necessidade de consentimento para o tratamento de dados o direito à informação o direito de acesso e o direito de retificação.

No entanto há diferenças importantes:

Âmbito: A LGPD se aplica a empresas que processam dados de indivíduos no Brasil independentemente de onde a empresa esteja localizada. O GDPR se aplica a empresas dentro da União Europeia ou que processam dados de indivíduos da União Europeia independentemente de onde a empresa esteja localizada.
Consentimento: A LGPD permite que empresas usem dados para fins compatíveis com a finalidade original mesmo que o indivíduo não tenha consentido explicitamente com esse uso. O GDPR exige consentimento específico para qualquer uso de dados.
Transferência de Dados: O GDPR impõe restrições mais rígidas à transferência de dados para fora da União Europeia. A LGPD também possui regras para transferência de dados para fora do Brasil mas com menos exigências.

O RH em um Mundo Globalizado

Em um mundo cada vez mais globalizado o RH precisa estar atento às legislações de proteção de dados de diferentes países adaptando as práticas para garantir a conformidade em cada local.

Perguntas Frequentes sobre LGPD e RH

Quais são os direitos dos funcionários em relação aos seus dados pessoais?

Os funcionários têm o direito de acessar seus dados solicitar a correção de informações incorretas solicitar a exclusão de dados e obter informações sobre como os dados são compartilhados.

O RH pode compartilhar dados de funcionários com terceiros?

O RH pode compartilhar dados de funcionários com terceiros mas somente com o consentimento explícito do colaborador ou em situações previstas na lei como para cumprimento de obrigações legais.

O que acontece em caso de violação de dados?

Em caso de violação de dados o RH precisa seguir o plano de resposta à violação de dados da empresa notificando as autoridades competentes e os indivíduos afetados.

Dicas Práticas para o RH

Comunicação é a chave: Mantenha uma comunicação transparente e clara com os colaboradores sobre a LGPD e seus direitos.
Simplifique os processos: Simplifique as políticas e os procedimentos relacionados à LGPD tornando-os fáceis de entender e seguir.
Utilize ferramentas e tecnologias: Utilize ferramentas e tecnologias para automatizar tarefas e garantir a conformidade com a LGPD.
Busque ajuda: Se você não tiver certeza sobre como aplicar a LGPD procure ajuda de especialistas em proteção de dados.

Conclusão

A LGPD trouxe uma nova era de responsabilidade para as empresas em relação ao tratamento de dados pessoais.

O RH tem um papel crucial nesse processo garantindo a conformidade com a lei e protegendo os direitos dos colaboradores.

A LGPD exige uma mudança cultural dentro das empresas com foco na segurança e na privacidade dos dados.

No entanto essa mudança também pode trazer benefícios como a construção de uma cultura de confiança e transparência a redução de riscos e a proteção da reputação da empresa.

Como especialista em RH posso garantir que a LGPD não é um obstáculo mas sim uma oportunidade para fortalecer a relação de confiança entre a empresa e os seus colaboradores.

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